Papierchaos bei Neugründung – Tipps zum Dokumentenmanagement

Eine Neugründung bringt diverse Formulare und Dokumente mit sich, und das ist nur der Anfang. Spätestens, wenn die ersten Briefe eintreffen, wird erkannt, dass es nicht nur mit Arbeit verbunden ist, die Briefe zu ordnen und zu archivieren, sondern ebenso mit viel Platz. Je größer das Unternehmen, desto umfangreicher der Platzbedarf für die Aufbewahrung der Dokumente. Da der zusätzliche Platz mit Kosten verbunden ist, bietet es sich bereits bei der Gründung eines Unternehmens an, sich darüber Gedanken zu machen und eventuell über alternative Lösungen nachzudenken. Auf jeden Fall sollte das Dokumentenmanagement nicht auf die leichte Schulter genommen werden.

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) empfiehlt sich, da es räumlich ungebunden ist und zahlreiche Optionen zur Verwaltung bietet. Dabei ist auch die digitale Archivierung von Bedeutung.

Sicherheit für die Daten

Bei Daten von Unternehmen handelt es sich um sehr empfindliche und vertrauliche Informationen, die es zu schützen gilt. Daher ist bei der Suche und Auswahl strikt darauf zu achten, dass persönliche Anforderungen und gesetzliche Voraussetzungen wie z.B. die Datenschutzrichtlinien erfüllt sind. Grundlegend gibt es nichts, was beim digitalen Dokumentenmanagement nicht im Online-Speicher hinterlegt werden kann. Bei den Daten kann es sich um

• E-Mails
• Kundendaten
• Bankdaten
• Rechnungsbeträge und -informationen
• Personalakten
• Unternehmensdaten

handeln.

Es ist die Pflicht der Unternehmen, darauf zu achten, dass die Informationen sicher verwahrt und für Dritte unzugänglich sind. Insbesondere neugegründete Betriebe müssen lernen, worauf zu achten ist und wie und wo die Anforderungen am besten erfüllt werden. Ebenso sollte darauf geachtet werden, wie die Handhabung einer Dokumentenmanagement-Software funktioniert und ob diese im Betrieb durch alle Mitarbeiter umgesetzt werden kann sowie welche Kosten dadurch entstehen. Was es speziell für die Archivierung von E-Mails zu beachten gilt, hat die Zeitschrift Computerwoche zusammengestellt.

Speicherung der Daten

Im Rahmen des Dokumentenmanagements können die unterschiedlichsten Daten langfristig und sicher gespeichert werden. Dabei wird der Bestand und die Sicherheit der Daten in fremde Hände gelegt, sodass auf einen seriösen Anbieter wie beispielsweise die paperless group Wert gelegt werden sollte. Diese ist ein erfahrener Spezialist für integrierte Dokumentenmanagementsysteme, die für eine optimale Archivierung Ihrer Geschäftsdaten und Dokumente sorgen. Hierbei wird die Speicherung in der Regel nicht nur an einer Stelle vorgenommen, sondern es kann zwischen einem Cloudbasierten DMS und einem, das nur digital speichert, unterschieden werden. Durch regelmäßige Backups ist die Sicherungskopie immer auf dem aktuellen Stand. Welche Informationen in das System aufgenommen werden sollen, liegt einzig bei der Entscheidung des Unternehmers. Die Vorteile zeigen sich bei den digitalen Lösungen zusätzlich darin, dass immer und überall auf die Informationen zugegriffen werden kann. Dadurch kann unabhängig von der Tageszeit auf die Buchhaltung und alle bestehenden Unterlagen Einblick erlangt werden. Wenn Mitarbeiter viel unterwegs sind oder betriebsübergreifend (in Filialen) gearbeitet wird, ist ein mobiler Zugriff auf die Daten von großer Wichtigkeit. Besonders hier darf die Sicherheit nicht aus dem Auge verloren werden, da sonst Unbefugte mit ihren Smartphone, Laptops und Co. auf das DMS und Ihre Datenbank zugreifen können.

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