Clevere Buchhaltung für Gründer

Die Buchhaltung ist eines der Themen, an die Gründer oftmals erst ganz am Schluss denken – wenn überhaupt. Allerdings ist es eines der wichtigsten Themen, wenn es um die Gründung eines Unternehmens geht. Schließlich gibt es ohne Rechnungsstellung keinen Geldfluss und ohne Geldfluss schon oft keine Firma mehr. Dabei ist es lange nicht so komplex, wie das Thema Buchhaltung oft dargestellt wird! Diese Tipps machen die Buha zum Kinderspiel.

1.   Rechnungen korrekt verfassen

Rechnungen sind das Herzstück einer Buchhaltung. Sie dokumentieren nicht nur Leistungen, Lieferungen und Zahlungsbedingungen, sondern sind auch gewissermaßen der Lohn für die getane Arbeit. Schon beim Schreiben der Rechnung sollten allerdings diese Punkte darauf notiert werden:

• – Daten des Empfängers und Senders: Name und Anschrift des Unternehmens/ Rechnungsempfängers
• – Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
• – Rechnungsdatum
• – Eindeutige und im besten Fall fortlaufende Rechnungsnummer
• – Auflistung der erbrachten Leistungen oder verkauften Produkte
• – Zeitpunkt der Lieferung oder Auftragsausführung
• – Rechnungssumme am besten als Netto- und Bruttosumme
• – Anfallende Umsatzsteuer nach dem jeweiligen Steuersatz getrennt

Kleinunternehmern, die von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen das auf der Rechnung ausweisen. Dazu reicht der Zusatz „Gemäß §19 UstG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“.

Achtung: Rechnungen müssen innerhalb von einem Zeitraum von sechs Monaten ausgestellt werden – sonst muss der Kunde sie nicht bezahlen!

2.   Belege richtig sammeln und sortieren

Das A und O einer unkomplizierten Buchhaltung sind die Belege. Alle eingehenden und ausgehenden Rechnungen sollten erfasst und der Reihe nach abgeheftet werden:

• ► Nach Datum sortiert
• ► Sinnvoll und nachvollziehbar

Mit dieser Sammlung kann dann der Steuerberater, der gerade bei einer Gründung als Experte hinzugezogen werden sollte, arbeiten. Wer schon bei der Belegführung ordentlich vorgeht, spart sich viel Zeit bei der Buchhaltung ein!

3.   Umsatzsteuer-Voranmeldung rechtzeitig einreichen

Besonders beim Umsatzsteuergesetz (UstG) kennt das Finanzamt keinen Spaß. Daher ist es wichtig, alle Fristen einzuhalten. Ansonsten fallen hohe Säumniszuschläge an. Generell sind alle Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler Umsatzsteuerpflichtig – und das ab dem ersten Tag. Ausgenommen sind:

• ► Exportwirtschaft
• ► Bestimmte Gesundheitsleistungen
• ► Immobilien- und Finanzgeschäfte

Die Umsatzsteuerzahllast wird dann als Differenz aus Umsatz- und Vorsteuer ermittelt. Meist ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich abzugeben und zwar bis spätestens zum 10. des darauffolgenden Monats. Allerdings gibt es auch hier Ausnahmen:

• ► Bis zu einer Zahllast von 7500 Euro im Jahr kann die Voranmeldung vierteljährlich abgegeben werden.
• ► Bei unter 1000 Euro Zahllast kann man sogar komplett von der Umsatzsteuer-Voranmeldung befreit werden.

Wichtig zu wissen: Seit 2005 muss die Voranmeldung über elektronisch über das ELSTER-Programm der Finanzämter abgegeben werden. Buchhaltungssoftwares verfügen heute in vielen Fällen über eine direkte Schnittstelle hierfür und sind daher besonders für Gründer, die Zeit einsparen möchten, interessant.

4.   Bilanzierung oder EÜR?

Je nach Größe des Unternehmens und vor allem der (erwarteten) Umsätze muss entweder eine sogenannte Bilanz oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung kurz EÜR geführt werden. Hier die Unterschiede auf einen Blick:

Bilanz

Dabei wird für jeden Geschäftsbereich ein eigenes Konto erstellt. Alle Belege müssen dann im jeweiligen Bereich eingetragen werden – aus der Kombination der verschiedenen Haben-Konten ermittelt sich dann die Liquidität und der Umsatz des Unternehmens. Am Ende des Jahres muss ein kaufmännischer Jahresabschluss gemacht werden. Die Bilanzierung ist deutlich komplexer einzustufen als die EÜR.

Bilanzierungspflichtig sind alle Personenhandelsgesellschaften wie beispielsweise die OHG oder Kommanditgesellschaft (KG). Diese sind allerdings im Gegensatz zu Unternehmen, die die Rechtsform GmbH oder GmbH & Co.KG tragen und damit beschränkt haftend sind, nicht verpflichtet ihre Gewinne und Verluste im Bundesanzeiger öffentlich zu machen.

Bei Einzelunternehmern sind ab diesen Grenzen Bilanzierungspflichtig:

• ► Jährlicher Umsatz mehr als 500.000 Euro
• ► Jahresgewinn mehr als 50.000 Euro

Ausgenommen von der Bilanzierungspflicht sind generell alle Freiberufler – dabei kommt es auch nicht darauf an, wie viel Umsatz und Gewinn gemacht wird.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Dabei müssen alle Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens gesammelt und miteinander verrechnet werden. Daraus ergeben sich dann direkt Umsatz und Gewinn. Diese Buchhaltungsform ist deutlich einfacher zu erledigen. Unterschieden werden muss nur zwischen Überweisungen auf das Firmenkonto und den Bareinnahmen. Hierzu muss eine Barkasse geführt werden.

5.   Nicht verzagen

Das Wichtigste bei einer erfolgreichen und cleveren Buchhaltung ist, dran zu bleiben. Wer von Anfang an mit Sorgfalt und Ordnung an die Sache herangeht, der kann eigentlich gar nicht scheitern. Softwares und Buchhaltungsprogramme sowie der Steuerberater greifen auch immer unter die Arme, sollte es mal etwas zäher funktionieren – so bleibt mehr Zeit, um das Unternehmen weiterzuentwickeln!